Handelaars, lees mee: Vier praktische tips om een factuur correct te protesteren

Door Sofie Longerstay

1.    Zorg dat het protest snel na de betwiste factuur volgt

Een protest dat te laat komt kan immers verregaande gevolgen hebben indien u een handelaar bent (en regelmatige handelstransacties onderhoudt met uw medecontractant) nu er in dat geval een wettelijk vermoeden van stilzwijgende aanvaarding is bij een niet tijdig protest. Bovendien kan een aanvaarde (of niet tijdig betwiste) factuur op zich het bewijs opleveren van een overeenkomst tussen handelaren.  U hebt er dus alle belang bij om dit protest onmiddellijk te laten volgen op de ontvangst van de factuur.

Hoewel deze regels in principe niet toepasselijk zijn op particulieren, is het niettemin aan te bevelen dat u ook als niet-handelaar deze tips volgt.

Of het protest als tijdig wordt gezien is een feitenkwestie die door de rechter zal beoordeeld worden, doch u dient er evenwel rekening mee te houden dat sommige overeenkomsten of algemene verkoopsvoorwaarden een welbepaalde termijn voorschrijven waarbinnen dient geprotesteerd te worden.  Schenk dus steeds de nodige aandacht aan de zogenaamde ‘kleine lettertjes’, de algemene verkoopsvoorwaarden, van uw medecontractant.

2.    Protesteer door middel van een geschrift

Een veel voorkomend probleem is dat men een factuur mondeling gaat protesteren. Van deze gesprekken is later geen enkel spoor meer. Als u dan wil bewijzen dat u de factuur wel degelijk hebt geprotesteerd zit u dus met een probleem. Vermijd dus veelvuldige telefoongesprekken of bevestig minstens per geschrift de inhoud daarvan. Maar nog beter: zend een aangetekend schrijven. Schenk ook opnieuw de nodige aandacht aan de bepalingen omtrent eventuele vorm van protest in de overeenkomst of algemene verkoopsvoorwaarden.

3.    Het protest dient in principe gemotiveerd te zijn

Mag u dan niet zomaar een factuur terugsturen en het luik geadresseerde doorhalen of de vermelding ‘protest’ aanbrengen? Wel, dit kan in principe enkel indien het bestaan van de overeenkomst op zich ontkend wordt. Gaat het echter over een verkeerde berekening of een andere onvolkomenheid (vb. verkeerde product of aantal), dan moet u de redenen waarom de factuur niet correct is duidelijk opnemen in uw protest. Alleen dan zal er sprake zijn van een geldig protest.

Indien het een complexe factuur betreft, dan kan u desnoods eerst formeel protesteren, waarbij u reeds voorbehoud maakt om uw betwisting binnen korte termijn te preciseren na gronde studie van de factuur.

Stel dat uw protest slechts betrekking heeft op een deel van de factuur, ga dan onverwijld over tot betaling van het niet betwiste gedeelte. Op die manier geeft u blijk van een correcte handelswijze en vermijdt u dat schadebeding en intresten zouden verschuldigd zijn op het niet betwiste gedeelte van de factuur.

4.    Ook een aanmaning dient geprotesteerd te worden

Stel dat er na uw protest opnieuw gewoon een aanmaning volgt, herhaal dan uw protest.

Ontvangt u echter voor het eerst een aanmaning, maar ontving u de factuur zelf niet, dan is het van het grootste belang dat u onmiddellijk reageert, de factuur opvraagt en voorbehoud maakt voor het protesteren van de factuur van zodra u er kennis van krijgt. Gaat u niet als volgt te werk, dan kan een rechter ervan uitgaan dat u de factuur wel degelijk ontvangen had nu u niet reageerde op de aanmaning en derhalve de factuur geacht wordt te zijn aanvaard of niet tijdig te zijn geprotesteerd.

(27.11.2014)