Privacyverklaring

Dit is de privacy policy van Ad Verlaw C.V.B.A.

Deze privacy policy beoogt een behoorlijke en transparante verwerking van uw persoonsgegevens door Ad Verlaw C.V.B.A. te waarborgen.

Deze privacy policy dekt niet het privacybeleid van derden noch van websites waarnaar via hyperlinks op de website van Ad Verlaw C.V.B.A. zou worden verwezen.

Ad Verlaw C.V.B.A. raadt u aan deze privacy policy zorgvuldig door te nemen.

Organisatie: Ad Verlaw C.V.B.A., met maatschappelijke zetel te 8000 BRUGGE, Filips de Goedelaan 11 en met als ondernemingsnummer 0831.550.019, is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring weergegeven.

Contactgegevens:    Ad Verlaw C.V.B.A. - Filips de Goedelaan 11 - 8000 BRUGGE - 050/32.07.07 - www.adverlaw.beadvocaten@verlaw.be

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen: Ad Verlaw C.V.B.A. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, vernietiging, verlies, vervalsing, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Ad Verlaw C.V.B.A. zal, waar nodig en/of verplicht, beveiligingsincidenten onmiddellijk aan de Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan.

In het geval dergelijke inbreuk in verband met uw persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, en onder de voorwaarden zoals bepaald in de AVG, zal Ad Verlaw C.V.B.A. dit ook aan u melden.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via het telefoonnummer 050/32.07.07 of per email advocaten@verlaw.be.

Verantwoordelijke Functionaris voor de Gegevensbescherming (DPO):  /

Er wordt geen verantwoordelijke Functionaris voor de Gegevensbescherming aangesteld, aangezien Ad Verlaw C.V.B.A. niet hoofdzakelijk is belast met verwerkingen die vanwege hun aard, hun omvang en/of hun doeleinden regelmatige en stelselmatige observatie op grote schaal van betrokkenen vereisen noch met grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van gegevens en van persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Indien u meer informatie wenst over uw specifieke rechten of de privacy policy van het kantoor, kunt u wel steeds terecht bij de privacy-verantwoordelijke op kantoor, mr. Paul DEMAEGDT. Mr. Paul DEMAEGDT is bereikbaar via het telefoonnummer 050/32.07.07 of per email advocaten@verlaw.be.

De cliënt dient in te staan voor de administratieve kosten dewelke gepaard kunnen gaan met het uitoefenen van zijn rechten inzake privacy (bv. administratiekosten, kopiekosten e.d.m. …).

De verwerking van persoonsgegevens door een advocaat kan niet worden beschouwd als een grootschalige verwerking, zodoende dat er door Ad Verlaw C.V.B.A. geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling dient te worden uitgevoerd (zie overweging 91 van de AVG).

Doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken:

̶ Om in contact te treden met u, uw eventuele vragen te kunnen verwerken en beantwoorden en u de nodige inlichtingen te verschaffen over Ad Verlaw C.V.B.A. en haar diensten
̶ Het sluiten en uitvoeren van (diensten)overeenkomsten met u. De dienstverlening van Ad Verlaw C.V.B.A. kan onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij een onderhandeling, bijstand bij een procedure en het optreden als (bijzonder) lasthebber
̶ Cliëntenbeheer, het aanmaken en beheren van een cliëntenbestand
̶ Administratie (= dossierbeheer), facturatie, boekhouding en debiteurenbeheer
̶ Het naleven van toepasselijke wetgeving
̶ Het optimaliseren van de dienstverlening van Ad Verlaw C.V.B.A. en de expertise van haar medewerkers door het verzamelen van casuïstiek

Tot slot worden de niet-direct identificeerbare gegevens (zie verder onder het punt ‘Hieronder vindt u een overzicht van de algemene persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken’) enkel voor statistische doeleinden en met oog op de verdere verbetering van de website van Ad Verlaw C.V.B.A. verwerkt.

Ad Verlaw C.V.B.A. verbindt er zich toe slechts de persoonsgegevens van u te verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdrachten die haar zijn toevertrouwd en voor zover de verwerking van die persoonsgegevens in overeenstemming is met het doel waarvoor de persoonsgegevens dienen gebruikt te worden.

Alle gegevens vallen bovendien onder het beroepsgeheim en verlaten het kantoor niet.

Hieronder vindt u een overzicht van de algemene persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken:

̶ Via de website van Ad Verlaw C.V.B.A.:

o Voor- en achternaam
o Telefoonnummer
o E-mailadres
o Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via ‘onderwerp’ en/of ‘bericht’

̶ In het kader van het sluiten en/of de uitvoering van (diensten)overeenkomsten met u:

o Voor- en achternaam
o Adresgegevens
o Leeftijd
o Geslacht
o Geboortedatum en –plaats
o Telefoonnummer
o Faxnummer
o E-mailadres
o Ondernemingsnummer of KBO-nummer
o Rijksregisternummer of paspoortnummer
o Domicilieadres en eventueel verblijfadres
o Kopie van identiteitskaart of paspoort (voor- en achterzijde)
o Kopie van KBO inschrijving
o Rechtsvorm, vennootschapsnaam en handelsnaam
o Maatschappelijke zetel en uitbetalingszetel
o BTW-nummer
o Kopie van oprichtingsakte en/of (gecoördineerde) statuten
o Rekeningnummer
o Persoonlijke kenmerken
o Fysieke gegevens
o Psychische gegevens
o Leefgewoonten
o Financiële bijzonderheden
o Samenstelling gezin
o Beroep en betrekking
o Niet-direct identificeerbare gegevens wanneer u de website van Ad Verlaw C.V.B.A. bezoekt, zoals het type van webbrowser, het operating system van de computer dat u gebruikt, uw IP-adres etc.
o Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, in correspondentie en telefonisch

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken:

̶ Gerechtelijke gegevens (nl. strafrechtelijke feiten of veroordelingen)
̶ Gegevens over gezondheid
̶ Gegevens van personen jonger dan zestien jaar
̶ Gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijken
̶ Gegevens waaruit politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
̶ Gegevens waaruit het lidmaatschap van een vereniging (bv. een vakbond) blijkt
̶ Genetische gegevens
̶ Biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon
̶ Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

Een gedeelte van bovenstaande persoonsgegevens worden ook verwerkt met betrekking tot bestuurders en/of aandeelhouders en/of begunstigden en/of hoofdcontactperso(o)n(en) en/of eventuele lasthebbers van de cliënt-natuurlijke persoon of de cliënt-rechtspersoon.

De verwerking van bovenstaande persoonsgegevens is noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald onder het punt ‘Persoonsgegevens die wij verwerken’.

Op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken:

Ad Verlaw C.V.B.A. verwerkt uw persoonsgegevens op basis van volgende grondslagen:

̶ De cliënt heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden. Deze toestemming wordt verleend door de ondertekening van de overeenkomst met het cliënteel, waaraan deze privacy verklaring gehecht is.
̶ De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij de cliënt partij is of om op verzoek van de cliënt vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
̶ De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Ad Verlaw C.V.B.A. (bv. verweer tegen aansprakelijkheidsvorderingen en het instellen van rechtsvorderingen) of van een derde, tenzij uw belangen of rechten inzake bescherming van persoonsgegevens zwaarder zouden wegen dan de belangen van Ad Verlaw C.V.B.A.
̶ De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen van Ad Verlaw C.V.B.A. (bv. BTW-wetgeving en anti-witwaswetgeving)

Met wie wij persoonsgegevens delen:

Uw persoonsgegevens zijn binnen Ad Verlaw C.V.B.A. toegankelijk voor volgende personen tijdens de periode dat zij bij Ad Verlaw C.V.B.A. werkzaam zijn:

̶ Advocaat-vennoten
̶ Advocaat-medewerkers
̶ Advocaat-stagiairs
̶ Boekhoudkundig personeel
̶ Administratief personeel
̶ (Zomer)stagiairs

Uw persoonsgegevens worden door Ad Verlaw C.V.B.A. niet doorgegeven aan derden, behoudens ingeval het doorgeven ervan in het kader van uw procedure noodzakelijk is.

Onder meer volgende (categorieën van) ondernemingen, instellingen of entiteiten kunnen uw persoonsgegevens als ‘derden’ ontvangen en/of verwerken (al dan niet als verwerker in opdracht of op instructie van Ad Verlaw C.V.B.A.):

̶ Andere advocaten
̶ Tegenpartijen in persoon, wanneer zij niet door een advocaat zijn vertegenwoordigd
̶ Notarissen
̶ Gerechtsdeurwaarders
̶ Accountants, revisoren en (gerechts)deskundigen (bv. artsen in het kader van medische aansprakelijkheidsdossiers)
̶ Gerechtelijke instanties/actoren van Justitie en administratieve rechtscolleges
̶ Gerechtelijke mandatarissen (curatoren, bewindvoerders, schuldbemiddelaars, vereffenaars etc.)
̶ Verzekeringsmaatschappijen, -makelaars en -agenten
̶ Financiële instellingen
̶ Administratieve overheden
̶ Cel voor Financiële Informatieverwerking van de FOD Financiën
̶ Bepaalde online diensten, zoals Digitaal Platform voor de Advocaat en e-Deposit (voor online neerlegging van conclusies en stukken)
̶ Instellingen verbonden aan het beroep van advocaat (bv. de Stafhouder, Orde van Vlaamse Balies, lokale Ordes van Advocaten en het Bureau voor Juridische Bijstand in het kader van pro deo dossiers)
̶ (Beëdigd) vertalers
̶ Externe advocaten of vervangers die in onderaanneming diensten verlenen aan Ad Verlaw C.V.B.A. of waarmee Ad Verlaw C.V.B.A. samenwerkt
̶ Het ICT-personeel van Ad Verlaw C.V.B.A. ingeval dit noodzakelijk is in het kader van de uitoefening van de dienstverlening aan Ad Verlaw C.V.B.A., met name het beheer, onderhoud, ondersteuning en hosting van de website en de ICT-infrastructuur van Ad Verlaw C.V.B.A.
̶ Wolters Kluwer N.V., op wiens cloud based praktijkmanagementsoftwareprogramma ‘Kleos’ de persoonsgegevens waarover Ad Verlaw C.V.B.A. beschikt, worden opgeslagen

In het kader van rechtsbijstandsdossiers waar u als verzekerde BTW-plichtig bent, is Ad Verlaw C.V.B.A. conform de BTW-wetgeving verplicht om uw persoonsgegevens aan de verzekeringnemer door te geven voor de betaling van de BTW op de facturen van Ad Verlaw C.V.B.A. 

Ad Verlaw C.V.B.A. verkoopt uw gegevens in geen geval aan derden.

Ad Verlaw C.V.B.A. zal geen persoonsgegevens delen met organisaties/landen buiten de Europese Economische Ruimte die niet minimaal evenveel waarborgen bieden als organisaties/landen binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Ad Verlaw C.V.B.A. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Geautomatiseerde besluitvorming: de verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door Ad Verlaw C.V.B.A. evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Ad Verlaw C.V.B.A. gebruikt de volgende computerprogramma’s of- systemen:

̶ Kleos

Kleos is een cloud based praktijkmanagementsoftware die wordt gebruikt voor de vereenvoudiging van onder meer dossier- en documentbeheer, administratieve opvolging en het maken van juridische stukken.

Kleos is een softwareprogramma van Wolters Kluwer N.V. dat Ad Verlaw C.V.B.A. toelaat om snel en eenvoudig uw dossier te beheren.

De inhoud, dossiergegevens en contactgegevens zijn steeds gekoppeld aan uw dossier en eenvoudig op te halen, zodat deze gegevens niet steeds opnieuw moeten worden ingevoerd, hetgeen voor u kostenefficiënt is.

Kleos wordt verder ook gebruikt om de prestaties die door Ad Verlaw C.V.B.A. in uw dossier worden verricht, op te slaan, op basis waarvan de facturatie en de boekhouding in uw dossier wordt opgemaakt.

De verrichte prestaties worden u samen met de facturen toegezonden, zodat u te allen tijde een transparant overzicht heeft in de door Ad Verlaw C.V.B.A. verrichte prestaties.

Alle data wordt veilig opgeslagen in de sterk beveiligde privé-cloud van Kleos, waarvan de beveiliging dagelijks wordt gecontroleerd met een certificaat van Norton Symantec en McAfee. 

Het databeveiligingssysteem van Kleos is overigens ISO 27001 gecertificeerd.

Elke medewerker van het kantoor beschikt over een persoonlijk account bij Kleos, dat is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord waarmee door de medewerker op het platform moet worden ingelogd. 

De toegang van het kantoor tot het internet is eveneens met een persoonlijk wachtwoord beveiligd.

Kleos is volledig geïntegreerd met Word, Outlook, Excel en Adobe Reader; computerprogramma’s die door Ad Verlaw C.V.B.A. respectievelijk worden gebruikt voor het opmaken van briefwisseling en het maken van juridische stukken, het versturen van briefwisseling via e-mail, het verrichten van financiële berekeningen en het bekijken van PDF-documenten.

Ad Verlaw C.V.B.A. heeft zich eveneens ingeschreven op het GDPR Service Pack van Kleos, zodoende dat het kantoor volledig GDPR compliant is.

̶ myPortal

MyPortal is een intern communicatieplatform dat de advocaat-vennoten, de advocaat-medewerkers, de advocaat-stagiairs, het boekhoudkundig personeel en het administratief personeel van Ad Verlaw C.V.B.A. toelaat met elkaar te communiceren via een chat-systeem.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren: Ad Verlaw C.V.B.A. bewaart uw persoonsgegevens gedurende de wettelijke minimum bewaartermijn waaraan advocaten gebonden zijn, zijnde vijf jaar na de beëindiging van de overeenkomst en dit conform artikel 2276bis van het Burgerlijk Wetboek.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de persoonsgegevens die hierboven staan vermeld:

̶ De persoonsgegevens worden tot vijf jaar na de beëindiging van de overeenkomst bewaard op een digitale drager, waaronder wordt verstaan: een laptop, een PC, een externe harde schijf (back-ups), een cloud via een provider en een interne server.
̶ De persoonsgegevens worden tot vijf jaar na de beëindiging van de overeenkomst bewaard op een fysieke drager, waaronder wordt verstaan: een papieren dossier, dat wordt bewaard in een afgesloten dossierkast (intern) of in een archief (extern).

Na het verstrijken van bovenstaande termijn, worden de afgesloten, gearchiveerde dossiers definitief verwijderd, zowel fysisch als digitaal.

Ad Verlaw C.V.B.A. is voorts verbonden door het beroepsgeheim, waar ook persoonsgegevens onder vallen.

Rechten van de betrokkenen: u hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat Ad Verlaw C.V.B.A. van uw persoonsgegevens maakt.

̶ Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan Ad Verlaw C.V.B.A. Daarnaast heeft u steeds het recht om Ad Verlaw C.V.B.A. te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken zolang de juistheid van de persoonsgegevens door u wordt betwist en/of een vraag tot verbetering openstaat.

Elke aanpassing van uw persoonsgegevens zal door Ad Verlaw C.V.B.A. aan de derden aan wie deze persoonsgegevens werden verstrekt, worden meegedeeld.

Ad Verlaw C.V.B.A. zal u op de hoogte stellen welke derden dit zijn en hoe zij van de aanpassing van uw persoonsgegevens op de hoogte gebracht werden.

̶ Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

̶ Recht van vrije gegevensoverdraagbaarheid

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan Ad Verlaw C.V.B.A. gratis in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen binnen dertig dagen. Zo kan u Ad Verlaw C.V.B.A. verzoeken uw dossiers rechtstreeks te bezorgen aan uw advocaat die Ad Verlaw C.V.B.A. opvolgt.

̶ Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming werkt echter niet retroactief en laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

̶ Uitoefening van uw rechten

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar advocaten@verlaw.be of per post naar 8000 BRUGGE, Filips de Goedelaan 11. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer zwart. Dit is ter bescherming van uw privacy.

Ad Verlaw C.V.B.A. houdt eraan zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren (uiterlijk binnen 30 dagen).

U dient wel voor ogen te houden dat Ad Verlaw C.V.B.A. niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens, aangezien advocaten persoonsgegevens van het cliënteel (i) gebruiken voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering en (ii) advocaten wettelijk verplicht zijn hun dossiers tot vijf jaar na de beëindiging van de overeenkomst te bewaren.

Ad Verlaw C.V.B.A. is evenmin verplicht in te gaan op een recht op verzet wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband uit met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

̶ Recht om klacht in te dienen

Ad Verlaw C.V.B.A. wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank evenwel onverlet.

Wijzigingen: deze privacy policy kan worden gewijzigd. Wij adviseren u regelmatig deze Privacy Policy na te lezen op eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkte versie: 22 juni 2018